طريقة وخطوات كتابة إيميل رسمي لشركة بشكل صحيح

كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي لشركة ما كجزء من عملك. تتم المراسلات الجماعية بين شركة وشركة أخرى أو في نفس الوقت بين الزملاء ضمن فريق العمل. لذلك نعتقد أن إحدى طرق التواصل بين الشركات هي كتابة بريد إلكتروني رسمي لشركة ما أو كتابة خطاب رسمي، والكثير منا لا يعرف الطريقة المحددة. بهذه الطريقة يمكنه كتابة بريد إلكتروني رسمي لشركة أخرى، لكن في هذه المقالة على موقع البلد سنشرح لك أفضل طريقة لكتابة بريد إلكتروني رسمي لشركة أخرى.

كما نوفر لك طريقة الدخول إلى بريد هوتميل الإلكتروني من خلال هذا الموضوع: كيفية الدخول إلى بريد هوتميل خطوة بخطوة

ابدأ البريد الإلكتروني رسميًا

• إذا كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا رسميًا إلى شركة أو زميل آخر، فيجب أن تبدأ البريد الإلكتروني بالاسم الأخير للمستلم بقول “سيدي” ثم ذكر الاسم الأخير لذلك الشخص.
• إذا كنت لا تعرف اسم الشخص الذي ترسل إليه الرسالة، فيجب عليك إدراج اسم مدير العمل أو اسم الشخص المتوقع أن يتلقى منك هذه الرسالة. إذا كنت لا تعرف ذلك فعليك القيام بالنقاط التالية.
• يجب عليك تقديم اسم الشركة التي يتم إرسال هذه الرسالة إليها، أو اسم المؤسسة أو اسم صاحب العمل. هناك مجموعة من المواقع الإلكترونية التي يمكنك من خلالها معرفة اسم صاحب العمل.
• إذا كانت هذه الرسالة الإلكترونية عبارة عن رد على رسالة بريد إلكتروني تم إرسالها إليك مسبقًا، فيجب أن تبدأ الرسالة الإلكترونية بقول شكرًا لك على الرد السريع على رسالتك الإلكترونية. وهذا يجعل بريدك الإلكتروني يبدو أكثر إثارة للانتباه.

لمزيد من المعلومات حول كيفية حذف حساب إنستغرام نهائياً، راجع الموضوع: رابط حذف حساب إنستغرام نهائياً في خطوتين فقط

اشرح الغرض من البريد الإلكتروني

• تأكد من شرح الغرض من إرسال هذا البريد الإلكتروني بعناية فائقة، مع العلم أن البريد الإلكتروني الرسمي تتم قراءته دائمًا أثناء الاجتماعات الرسمية. لذلك، يجب أن يكون لديك أسلوب حديث مميز وأن تقوم أولاً بتقديم الموضوع الأساسي الذي تريد التحدث عنه في جمل قصيرة.
• إذا كنت تريد أن تحث رسالة البريد الإلكتروني التي ترسلها مستلم البريد الإلكتروني على اتخاذ إجراء محدد، فيجب عليك تضمين لغة مثل “أريدك أن تنظر إلى هذا، أريدك أن تنتبه”.

من الضروري اختيار المفردات الصحيحة

• نحن نعلم أن المفردات متشابهة مع بعضها البعض وكيفية استخدامها. تختلف المفردات التي تستخدمها عن تلك التي يستخدمها صاحب المصنع أو صاحب المتجر أو صاحب الشركة. لذلك عليك اختيار المفردات التي تناسب مجال العمل الذي تتحدث عنه أو تستخدمه في بريدك الإلكتروني الرسمي.
• ونلاحظ أن البريد الإلكتروني الرسمي لشخص متخصص في التكنولوجيا يختلف عن المفردات الموجودة في البريد الإلكتروني الرسمي للطبيب لشركة أدوية.

يجب أن يكون البريد الإلكتروني قصيرًا

• ونجد أن رسائل البريد الإلكتروني هي أحد أنواع الرسائل القصيرة التي يتم قراءتها بينها. ولذلك يجب أن يحتوي البريد الإلكتروني على جمل قصيرة وموجزة تعبر عن المعنى أو يجب إرسالها مع هذا البريد الإلكتروني.
• كما نجد أن الإيجاز عند كتابة البريد الإلكتروني الرسمي يؤدي إلى تقليل الأخطاء الإملائية في البريد الإلكتروني. إذا كنت تريد كتابة بريد إلكتروني رسمي مميز ومنسق وخالي من الأخطاء، عليك استخدام عبارات “موجزة” في البريد الإلكتروني.

لمزيد من المعلومات حول إنشاء حساب جديد على موقع Hotmail، راجع هذا الموضوع: كيفية إنشاء حساب Hotmail بالخطوات

اكتب نتيجة واضحة للبريد الإلكتروني

• بعد كتابة البريد الإلكتروني الرسمي لشركة أخرى، تحتاج إلى إضافة إغلاق خاص إلى البريد الإلكتروني. يجب عليك اختتام البريد الإلكتروني بشكر الشخص الذي تلقى البريد الإلكتروني منك. وهذا يجعلها تبدو أكثر تميزًا ويصبح البريد الإلكتروني أكثر رسمية وودية.

التحقق من الأخطاء الإملائية

• ليس من الجيد أن يتم توجيه بريد إلكتروني رسمي من صاحب عمل إلى آخر ويحتوي على عدد من الأخطاء الإملائية. أفضل طريقة لإنشاء بريد إلكتروني مميز هي التحقق مرة أخرى من البريد الإلكتروني بعد كتابته والتأكد من أنه لا يحتوي على أي أخطاء لغوية أو أخطاء إملائية.

ولا تفوت تعلم كيفية الكشف عن هوية زوار ملفك الشخصي في Google Chrome. للقيام بذلك، اقرأ الموضوع: اكتشف من زار ملفك الشخصي في Google Chrome

وأخيراً قمنا بشرح طريقة وخطوات كتابة البريد الإلكتروني الرسمي للشركة بشكل صحيح. نتمنى أن يكون الموضوع قد أفادكم ونتمنى لكم دوام التوفيق والنجاح.