في العصر الرقمي اليوم ، أصبحت الاجتماعات الافتراضية جزءًا أساسيًا من إدارة الأعمال ، خاصة في أعقاب جائحة COVID-19. أصبح إجراء اجتماعات افتراضية فعالة الآن أكثر أهمية من أي وقت مضى ، حيث يتيح للفرق التعاون والتواصل من مواقع مختلفة بسلاسة. ومع ذلك ، بدون التخطيط والتنفيذ المناسبين ، يمكن أن تصبح الاجتماعات الافتراضية غير منتجة بسرعة ، مما يؤدي إلى إهدار الوقت ، ونقص المشاركة ، وضعف اتخاذ القرار. في هذه المقالة ، سنناقش بعض النصائح لإجراء اجتماعات افتراضية فعالة يمكن أن تساعدك على تحسين تعاون الفريق والإنتاجية والمشاركة العامة.
7 نصائح لإجراء اجتماعات فعالة عبر الإنترنت
ضع أهدافًا وجدول أعمالًا واضحًا
مثل أي اجتماع ، تحتاج الاجتماعات الافتراضية إلى أهداف واضحة وجدول أعمال. قبل جدولة اجتماع افتراضي ، حدد الغرض وحدد أهدافًا محددة. يمكن أن تتراوح الأهداف بين العصف الذهني واتخاذ القرار ومناقشة تقدم المشروع أو تقديم التحديثات. بمجرد تحديد الغرض والأهداف ، قم بإنشاء جدول أعمال يحدد الموضوعات التي ستتم مناقشتها ، والوقت المخصص لكل عنصر ، ومن سيكون مسؤولاً عن قيادة كل عنصر.
اختر التكنولوجيا المناسبة
يعد اختيار التكنولوجيا المناسبة أمرًا بالغ الأهمية لضمان نجاح الاجتماع الافتراضي. هناك العديد من الأدوات المتاحة لاستضافة الاجتماعات الافتراضية ، مثل Zoom و Skype و Google Meet و Microsoft Teams. اختر النظام الأساسي الذي يناسب احتياجات فريقك وتأكد من وصول الجميع إليه. أيضًا ، ضع في اعتبارك جودة الصوت والفيديو للتكنولوجيا ، بالإضافة إلى توافقها مع الأجهزة والبرامج المستخدمة من قبل أعضاء الفريق. تعد أجهزة الكمبيوتر المحمولة والأجهزة اللوحية أفضل لهذه الاجتماعات ، بينما يمكنك أيضًا اختيار الهواتف الذكية ذات الشاشة الكبيرة مثل honor x5 شاشة مقاس 6.5 بوصة إذا كنت تتنقل كثيرًا.
اختبر التكنولوجيا
قبل إجراء الاجتماع الافتراضي ، اختبر التكنولوجيا للتأكد من أن كل شيء يعمل بشكل صحيح. اختبر جودة الصوت والفيديو والاتصال بالإنترنت والتوافق مع الأجهزة والبرامج. شجع أعضاء الفريق على اختبار التكنولوجيا أيضًا لتجنب أي مشكلات فنية في اللحظة الأخيرة.
ترسيخ آداب الاجتماع
تتطلب الاجتماعات الافتراضية آدابًا محددة للتأكد من أنها منتجة وفعالة. ضع آدابًا للاجتماع ، مثل كتم صوت الميكروفون عند عدم التحدث ، وتجنب المشتتات ، والمشاركة بنشاط في المناقشة. أيضًا ، ضع القواعد الأساسية للاجتماع ، مثل الوقت المخصص لكل موضوع وترتيب المتحدثين.
شجع على المشاركة
يمكن بسهولة أن تصبح الاجتماعات الافتراضية غير متفاعلة ، مما يؤدي إلى انخفاض الإنتاجية ونقص التعاون. شجع أعضاء الفريق على المشاركة بنشاط في الاجتماع من خلال طرح الأسئلة وتقديم الملاحظات ومشاركة أفكارهم. لتعزيز المشاركة ، اجعل الاجتماع تفاعليًا باستخدام أدوات مثل مشاركة الشاشة والاقتراع والغرف الفرعية.
اجعل الاجتماع قصيرًا ومركّزًا
يمكن أن تصبح الاجتماعات الافتراضية مملة بسرعة ، مما يؤدي إلى انخفاض المشاركة والإنتاجية. اجعل الاجتماع قصيرًا ومركّزًا عن طريق التمسك بجدول الأعمال وإبقاء المناقشة على المسار الصحيح. تجنب مناقشة الموضوعات غير ذات الصلة التي يمكن أن تعرقل الاجتماع وتتسبب في تجاوزه.
عناصر المتابعة والعمل
بعد الاجتماع الافتراضي ، تابع مع أعضاء الفريق للتأكد من أن الجميع على نفس الصفحة. أرسل ملخصًا للاجتماع يتضمن القرارات التي تم اتخاذها وعناصر العمل والخطوات التالية. قم بتعيين المسؤوليات لكل عنصر عمل وحدد موعدًا نهائيًا للانتهاء. تابع مع أعضاء الفريق للتأكد من إكمال عناصر العمل في الوقت المحدد.
خاتمة
يتطلب إجراء اجتماعات افتراضية فعالة التخطيط المناسب والتكنولوجيا وآداب السلوك. من خلال تحديد أهداف واضحة ، واختيار التكنولوجيا المناسبة ، وتشجيع المشاركة ، والحفاظ على الاجتماع قصيرًا ومركّزًا ، ومتابعة عناصر العمل ، يمكنك تحسين تعاون الفريق والإنتاجية والمشاركة. تعد الاجتماعات الافتراضية الآن عنصرًا حاسمًا في الاتصالات التجارية الحديثة ، ومن خلال اتباع هذه النصائح ، يمكنك التأكد من أن اجتماعاتك الافتراضية منتجة وفعالة وناجحة.
